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8 conseils pour réussir votre interface entre le logiciel de planning et l’informatique embarquée

Informatique & transport

La question de la traçabilité du transport commence le plus souvent par la question des ordres de transport, qui est au cœur de toute l’activité. C’est donc logique que les responsables de projet se posent d’abord la question du logiciel de planning avant de se pencher sur le sujet du suivi de ces ordres de transport. Or, l’interface entre les deux systèmes est primordiale pour la gestion du transport et de la logistique. Il est donc important de prendre quelques précautions dès le début.

De quoi parle-t-on quand on évoque une interface TMS/FMS ?

Une interface est un protocole informatique d’échange d’informations entre deux logiciels. Dans le cas du logiciel de planning (TMS) et de l’informatique embarquée, on peut distinguer 2 fonctionnalités principales : la première, qui est la plus courante, permet de mettre à disposition dans le véhicule les informations relatives aux ordres de transport afin que le conducteur puisse communiquer son avancement dans le but de mettre à jour automatiquement le planning d’exploitation. La seconde permet au logiciel de planning d’accéder aux données fournies par l’informatique embarquée afin de consolider l’ensemble des éléments qui constituent le coût du transport (ex: les heures, les Kms, le montant des frais, la consommation etc…).

Pourquoi est-ce important ?

Pour schématiser, l’informatique embarquée a les données terrain, « réelles » et les plannings de transport ont les données théoriques et financières. Si un transporteur veut consolider les deux vues et avoir une vision précise de ses coûts, une interface est nécessaire. Mais pas seulement : une interface entre le planning et l’équipement du conducteur permet aussi d’automatiser la gestion des missions: plus de transparence, une meilleure traçabilité ; c’est une meilleure qualité de service souvent exigée par les donneurs d’ordre en particulier dans la distribution.

Notre conseil numéro 1 : le choix initial

Il y a deux cas principaux : soit le transporteur choisit un logiciel de planning et l’informatique embarquée, soit il a déjà l’un des deux.

Si vous changez les deux systèmes à la fois, nous vous conseillons de choisir les deux simultanément en validant un même cahier des charges pour l’interface. Si cela n’est pas possible, choisissez d’abord le TMS, puis l’informatique embarquée, mais jamais l’inverse.

La raison pour cela est que chaque éditeur TMS propose des services adaptés à certains métiers et est plus ou moins spécialisé ou performant sur certaines routines. La manière dont fonctionne le planning est très impactant pour l’organisation, c’est l’outil central de l’exploitation.

Notre conseil numéro 2 : le cahier des charges

Nous conseillons de toujours rédiger un cahier des charges commun pour l’interface planning/informatique embarquée. Ce cahier des charges doit décrire toutes les informations qui doivent remonter dans le TMS. Le mieux est de communiquer ce cahier des charges aux deux prestataires pour qu’ils valident bien que c’est possible « ensemble ». Les discours commerciaux  s’éloignent parfois de la réalité technique !

Notre conseil numéro 3 : valider le délai de livraison

L’interface ayant besoin des deux parties pour fonctionner, validez-bien, avant de signer le bon de commande, quand sera livré quoi et par qui, surtout s’il y a du développement. Idéalement, les deux plannings doivent être coordonnés. Cela évitera que votre interface mette des mois voire parfois des années à porter ses fruits et mette les nerfs de vos collaborateurs à l’épreuve. 

Notre conseil numéro 4 : anticiper à l’exploitation

Il est fortement conseillé de nommer un responsable interne pour la conduite du changement. Il faut travailler en amont avec les responsables de transport  pour que l’interface soit perçue comme un gain de  productivité et non comme une contrainte. D’autant plus que dans certaines entreprises, les gains de productivité peuvent se traduire par des suppressions de poste.  La résistance  au changement est alors d’autant plus forte.  Dans d’autres entreprises, ces gains permettront aux exploitants de se focaliser sur de nouveaux leviers de valeur sur lesquels ils n’avaient avant pas le temps de travailler. C’est donc bien d’une amélioration, d’un enrichissement de poste dont il s’agit dans tous les cas.

Notre conseil numéro 5 : anticiper avec les chauffeurs

En général, c’est assez simple. L’interface permet au chauffeur d’accéder à sa feuille de route, au détail des chargements/ déchargements et d’entrer manuellement certaines informations requises (photos, scan, texte, quantités …). Quand il a la navigation, les ordres de transport peuvent contenir l’itinéraire à prendre jusqu’au lieu final. Certaines interfaces comprennent aussi l’information de température, permettant au conducteur de vérifier que le groupe frigo est bien réglé. Les sondes de température déclencheront des alertes en fonction de ce seuil également. C’est un « coach » de route sur mesure pour les chauffeurs.

Notre conseil numéro 6 : accompagner aussi après !

Dans les semaines qui suivent la mise en place de l’interface, la personne désignée pour suivre le projet doit suivre au jour le jour ce qui se passe et déclencher immédiatement les correctifs. Il faut en général 2-3 semaines pour que tout fonctionne bien et que les employés aient bien assimilé les nouvelles procédures de travail. Attention : 2-3 semaines, c’est dans le cas où un projet a été bien anticipé !

Notre conseil numéro 7 : pensez à l’évolution dès le début

Il y a souvent plus de développements spécifiques à prévoir côté logiciel de planning qu’informatique embarquée. Or, les TMS ont souvent besoin d’informations techniques de l’IE pour faire ces développements. Privilégiez donc des prestataires d’informatique embarquée qui fournissent des environnements de test et qui sont « ouverts » - informatiquement parlant. Par exemple, un fournisseur d’IE qui communique le protocole complet d’échange d’informations et un environnement de test permet à un développeur TMS de programmer de manière autonome : c’est plus rapide et plus efficace. Les environnements de test peuvent être livrés aux TMS et aux clients. Il comprend un simulateur d’interface conducteur. Avec ce simulateur, on peut tester réellement si tout marche bien avant de mettre en place l’outil ou une évolution de l’outil. Cela permet une vie dans le temps « en douceur ».

Notre conseil numéro 8 : gérer les problèmes

Si possible, dès le début du projet, désignez une personne chez votre logiciel de planning ou l’informatique embarquée, qui gèrera les problèmes techniques au nom des deux parties. Cela évitera des effets « ping pong », bien inutiles. On pense toujours que le problème vient de l’informatique embarquée car les informations ne sont plus remontées, mais la réalité est plus complexe : parfois les informations ne remontent pas, mais parfois si, elles ne sont juste pas affichées dans le TMS. Pour éviter des temps de résolution trop long, le mieux est d’avoir un responsable informatique qui va pouvoir creuser tout de suite et voir d’où vient le problème.

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