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8 facteurs d'échec de la conduite du changement d'un projet de télématique

Informatique & transport

Vous désirez implémenter une nouvelle solution de télématique et vous vous demandez comment accompagner ce projet pour qu’il soit bien accepté en interne ? Voici la liste des quelques facteurs d’échec à éviter pour assurer la réussite de votre projet :

1. Un projet mal défini ou qui ne prend pas en compte les besoins des utilisateurs 

Nous vous conseillons de toujours organiser une réunion de définition du projet avec tous les acteurs concernés. Il s’agit bien entendu du management, mais n’oubliez pas d’y convier des représentants des utilisateurs, du côté des conducteurs, des exploitants, des ressources humaines ou de tout utilisateur de la future solution.

Chacun a tendance à considérer le projet dans le périmètre de son service et ne comprend pas toujours les problématiques de ses collègues. Sans une réunion qui définit, a priori et avec le prestataire, les besoins de chacun et le périmètre de votre projet d’informatique embarquée, des questions délicates peuvent rester en suspens.

Comment un utilisateur pourrait s’approprier rapidement un nouvel outil si il ne répond pas à ses besoins quotidiens ?

Impliquer les employés dès la définition de la solution de télématique leur permet également de se l’approprier. Ils auront alors tendance à mieux l’accepter.

2. Une absence de comité de pilotage

Lors de l’implémentation du projet, surviennent souvent des problèmes de communication. Les équipes techniques communiquent en général bien entre elles et avec le prestataire d’informatique embarquée, mais oublient qu’avoir une vraie vision « métier » est indispensable. Il est donc important de garder le lien établi avec les futurs utilisateurs évoqué dans notre premier point. Les participants à la réunion de définition du projet peuvent constituer un comité de pilotage qui le suivra tout au long de sa construction et de son déploiement. Ainsi, lorsque des problématiques techniques interviennent, la vision "utilisateur" n'est pas oubliée.

3. Un manque de communication sur les raisons du changement

Pourquoi remplace-t-on le système que j’ai toujours eu dans mon camion? On a toujours bien fonctionné sans logiciel et maintenant, on veut nous fliquer ! ” Les nouveaux projets de télématiques sont souvent accueillis par des réflexions de ce genre.

Pour que le changement soit accepté dans l’entreprise, il est important de bien communiquer sur les raisons du changements, les opportunités que le nouveau logiciel apportent à l’entreprise ou d’éventuels avantages commerciaux. Un manque de conscience des avantages du nouveau système est souvent à l’origine de fortes résistances au changement.

4. Un manque de communication sur les impacts du changement

Ensuite, il est nécessaire d’aborder à l’avance les impacts de ce changement auprès des employés. “Qu’est ce que cela va changer pour moi ?” Les conducteurs devront peut-être répondre à des flux de questions prédéfinies sur le terrain ou les RH devront peut-être revoir leurs activités grâce à un calcul automatique des frais. Il est, en tout cas, nécessaire de communiquer à chacun les contraintes et les opportunités que le nouveau système lui offre dans son travail quotidien.

En plus des communications officielles, il peut être utile d’utiliser des sponsors au sein des services pour réduire la résistance au projet. Ainsi, une personne qui comprend vraiment le métier pourra mieux expliquer les implications des nouveautés.

5. Un manque d’implication de la direction dans le projet.

Votre solution d’informatique embarquée n’est pas qu’une problématique technique. Le management doit s’impliquer dans le projet pour s’assurer de sa cohérence avec la stratégie de l’entreprise, pour le cautionner et garantir l'adhésion des salariés. L’implication du dirigeant permet d’en faire un véritable projet d’entreprise et le faire accepter plus rapidement en interne.

Le support du management est également indispensable quand vient l’heure des premiers pas des utilisateurs. L’appui des managers permet d’en faire le nouvel outil du service.

6. L’organisation n’est pas prête pour la mise en production de l’application

Si la nouvelle solution d’informatique embarquée automatise certains flux de données ou permet de récolter de nouveaux rapports d’activité, les responsabilités de certains employés doivent être reconsidérées.

Avec l’automatisation de nombreuses tâches (le calcul des frais ou le téléchargement des fichiers C1B et V1B par exemple), du temps peut être dégagé chez certains collaborateurs et ils peuvent donc être affectés à des activités à plus forte valeur ajoutée. Les rôles et les compétences des collaborateurs doivent donc être adaptés à la nouvelle manière de fonctionner.

7. Trop peu de formations ou des formations inappropriées

La formation est le troisième pilier de la conduite du changement après la participation et la communication. Cela parait évident; il est indispensable de s’assurer que les futurs utilisateurs aient acquis les connaissances techniques pour utiliser leur nouveau logiciel.

Veuillez à mener des formations sur les nouveaux concepts et centrées sur l’utilisateur afin de démystifier l’utilisation du nouveau logiciel ou des nouvelles interfaces conducteurs. Ainsi, le jour J, vos utilisateurs seront prêts et ne redouteront pas les utiliser.

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