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La digitalisation des processus dans le transport

Informatique & transport

On assiste, depuis plusieurs années, à une digitalisation importante des processus dans le secteur du transport. Adopter une stratégie digitale permettrait d’accélérer les flux, d’améliorer la qualité et de réduire les coûts.

Mais, la nature même de l’activité de transport, éloignée de l’entreprise et difficilement contrôlable fait que, plus qu’ailleurs, c’est une démarche de rationalisation des flux, de contrôle et d’analyse des activités. Petit tour d’horizon des changements du secteur.

La digitalisation au service de la traçabilité

Dans le transport, la digitalisation des processus se traduit surtout par une amélioration de la traçabilité. De nombreuses nouvelles technologies permettent aujourd’hui de suivre à la trace ses marchandises. Grâce aux codes-barres, aux capteurs RFID ou aux sondes, il est possible d’avoir une visibilité sur les stocks en temps réel et de positionner à tout moment un colis précis.

Ces solutions de suivi géographique s’accompagnent, grâce à l’informatique embarquée, du suivi de la température pour une traçabilité complète des conditions de transport de ce même colis ou d’une gestion des missions des conducteurs totalement informatisée grâce à l’envoi des plannings des conducteurs directement en cabine. A chaque instant, sans utiliser de téléphone et sans perte de temps, l’exploitant peut non seulement voir où se situe les conducteurs et analyser l’état d’avancement de leurs missions.

Cette traçabilité se traduit également par l’enregistrement précis et automatique des activités des conducteurs, de leurs heures de travail et de leur position. En plus de l’intérêt de l’analyse de ces données pour un bénéfice opérationnel immédiat (à qui puis-je attribuer telle mission ?), ces informations permettent d’automatiser des tâches contraignantes, telles que le calcul des indemnités de déplacement ou la possibilité d’enregistrer des temps hors véhicule. Ainsi, le service Ressources Humaines gagne un temps précieux et bénéficie de rapports complets pour préparer la paie des salariés.

La digitalisation pour moins de processus papier

Souvent, par digitalisation, on comprend « dématérialisation » ou disparition du papier.  Les formulaires ou communication sur papier utilisés au sein des processus de l’entreprise sont dématérialisés afin de gagner du temps, éviter la perte de ces mêmes documents et les ressaisies chronophages.

Ainsi, les  instructions aux conducteurs, les bons de livraison ou les lettres de voiture peuvent prendre un format électronique.

La digitalisation des relations

Des principes collaboratifs nouveaux ont vu le jour dans les entreprises, impliquant une transformation profonde des processus traditionnels de travail. Les relations entre les collaborateurs sont décloisonnées, le travail de chacun devient plus visible, les informations circulent plus facilement et plus rapidement.

Dans le transport, cela peut se traduire par l’utilisation de la messagerie instantanée pour communiquer avec les conducteurs. Les exploitants et conducteurs sont en contact en permanence très facilement et très rapidement.

Des workflows pour les conducteurs sont également maintenant de plus en plus souvent utilisés pour améliorer le suivi de leurs tâches. Grâce à l’informatique embarquée, les conducteurs enregistrent des rapports sur leurs chargements ou leurs tâches hors véhicule par exemple. L’information est disponible instantanément pour leurs collègues situés au siège de l’entreprise. S’il n’y a plus de perte d’information, les processus s’en trouvent également grandement accélérés.

La digitalisation pour l’ouverture à des tiers

C’est une petite révolution : ce décloisonnement des processus ne se limite pas au cadre de l’entreprise. En effet, grâce à des solutions de workflows et de rapports électroniques accessibles très facilement et de partout via internet, il peut concerner également les partenaires de l’entreprise et, surtout ses clients.

C’est alors l’occasion d’améliorer ses services avec, par exemple, la mise à disposition automatique  de rapports de mission par email au client dès que la livraison a été effectuée. Cette offre de service supplémentaire très concret est une preuve de qualité et de modernité qui permet de se démarquer de la concurrence.

Les solutions d’informatique embarquée permettent également d’améliorer les échanges avec les sous-traitants. Ainsi, grâce à une application mobile en lien avec la solution de l’entreprise, des missions peuvent facilement être attribuées à des conducteurs sous-traitants tout en gardant un contrôle continu sur ces opérations grâce à la géolocalisation de leur smartphone et des rapports de mission en temps réel. Les pertes de contacts dues aux frontières administratives des sociétés n’existent plus, les informations sont disponibles en temps réel comme s’il s’agissait d’un employé de l’entreprise.

Gérer un projet de digitalisation des processus ?

Ainsi, on le voit, informatiser ses processus permet non seulement de se débarrasser du papier et des tâches contraignantes liées à leur gestion (remplissage, saisie) mais fournit également automatiquement aux entreprises des rapports précis sur leurs opérations sur le terrain. L’analyse est plus facile, et par conséquent, ouvre la voie à une démarche efficace d’amélioration continue.

Cependant, mettre en place une démarche de digitalisation des processus n’est pas facile et les obstacles sont nombreux.

Dans une enquête de JDA Software Group, Inc. auprès de plus de 200 professionnels sur la digitalisation de la Supply Chain, les répondants ont listé des freins importants à la digitalisation :

  • Le manque d'intégration des systèmes internes
  • Le manque de clarté sur ce qu'il faut faire
  • Le manque de ressources informatiques et de budget
  • Le manque de compréhension du retour sur investissement
  • Le manque de priorités par la direction

Les problèmes sont souvent liés à l’obligation de jongler avec des systèmes existants, les processus et systèmes d’informations déjà en place ou, et c’est encore plus difficile, les mentalités.

Les processus de digitalisation peuvent, en effet, avoir des impacts profonds sur l’organisation de l’entreprise. On le comprend bien quand tout un pan d’activité du service RH se trouve automatisé fournissant des rapports pour la paie presqu’instantanément alors qu’ils étaient auparavant établis en plusieurs heures !

Il est donc important que la politique de digitalisation ne se résume pas à une numérisation des processus « physiques » de l’entreprise. L’entreprise y gagnera toujours à les repenser, à les rationnaliser et à recentrer les collaborateurs, dont les fonctions ont pu être impactées, sur des activités à valeur ajoutée. La conduite du changement est donc clé pour la réussite de ces projets.

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