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Les bonnes pratiques pour éviter les infractions aux temps de conduite des conducteurs

Stratégie transport

La gestion des heures de travail des conducteurs reste un défi quotidien pour les entreprises de transport routier de marchandises. Confrontés à une législation complexe, les gestionnaires de transport doivent également surmonter des difficultés inhérentes à la nature même de l’activité de transport.

Il s’agit en effet de contrôler des employés qui se trouvent par définition à des centaines de kilomètres de l’entreprise et de jongler avec des contraintes de productivité et l’obligation de répondre aux demandes exigeantes des donneurs d’ordres. Des facteurs impondérables, comme un trafic routier plus intense, des problèmes techniques ou un temps d’attente au chargement plus long que prévu, peuvent également bouleverser les plannings et rendre la tâche encore plus ardue.

Cet article a pour but de passer en revue des trucs et astuces pour optimiser la gestion des temps des conducteurs afin d’éviter les infractions et d’avoir les bonnes réactions pour gérer ce sujet particulièrement sensible et pour se protéger en tant qu’employeur.

Adoptez une politique interne claire et équitable

Mettre en place des directives claires relatives aux temps de travail dans votre entreprise est la première étape obligatoire de votre politique de gestion sociale. Il est important que chacun connaisse et reconnaisse ses obligations et les directives de l’entreprise.

Formalisez ces directives par écrit : cela garantit leur clarté et vous permet, en cas de litige, d’utiliser ces écrits comme preuve de votre bonne volonté. Cela peut, par exemple, prendre la forme de fiches pratiques avec des règles comme « appeler l’exploitation si vous pensez attendre plus de 20 minutes au chargement ou au déchargement » ou « Je me mets dans telle activité chronotachygraphe lorsque j’arrive à quai.»

Pensez à bien cadrer votre activité, notamment grâce à des contrats de travail bien rédigés et la rédaction d’un bon règlement intérieur, qui rappelle au personnel de conduite ses obligations en termes de temps de travail. Par exemple, il est important d’y indiquer les fréquences minimum de lecture de carte et de téléchargement des fichiers du chronotachygraphe et d’y évoquer le fait que le conducteur ne peut s’opposer à la lecture de sa carte conducteur.

Sensibilisez vos conducteurs

N’oubliez pas de sensibiliser vos conducteurs à la réglementation : communiquez sur la fréquence des contrôles des autorités et rappelez-leur la législation, notamment lorsque celle-ci évolue. La sensibilisation peut prendre la forme de formations ou de fiches pratiques leur indiquant que faire dans chaque situation type.

Attribuez des missions adaptées à vos conducteurs

Si les délais de livraison de vos conducteurs sont trop courts ou si leurs contraintes horaires ne sont pas prises en compte dans votre planning, il leur est difficile de respecter à la fois les consignes et la législation.

Pensez donc à utiliser un outil de calcul d’itinéraire adapté aux contraintes poids lourds et qui prend en compte les temps de pause et de conduite des conducteurs.

Avec l’informatique embarquée, vous disposez à tout moment de rapports actualisés des temps de conduite, de travail, de repos et de disponibilité pour chaque conducteur. De tels outils vous permettent d’anticiper ; vous consultez le volume d’heures travaillées en comparaison au total des heures figurant sur son contrat. Vous pouvez ainsi très facilement sélectionner le meilleur conducteur pour une mission en fonction du remplissage de sa jauge de temps.

Vehco offre un petit outil supplémentaire pour vous aider dans vos décisions, un outil qui affiche les heures optimales du conducteur, c. à d. une projection des heures qu’il aurait dû effectuer à cet instant précis du mois.

Utilisez des outils qui font gagner du temps aux conducteurs

Différents petits détails peuvent vous aider à éviter les heures superflues et à optimiser le temps des conducteurs. Par exemple, vous pouvez envoyer les coordonnées GPS de la destination directement sur la solution embarquée du conducteur. Ainsi, il ne perd plus de temps à chercher sa destination.

Associer votre logiciel de planning et votre informatique embarquée vous permet d’envoyer les étapes précises des missions directement sur le smartphone du conducteur. Il a toutes les informations des missions à portée de main et peut, en un clic, déclencher la navigation vers sa destination.

Un autre détail qui peut avoir son importance : lorsque vous planifiez vos tournées de la journée, le logiciel Vehco vous donne la possibilité d’encore mieux anticiper en prenant en compte l’info-trafic.

Utilisez un outil de contrôle pour éviter les infractions

Adopter un outil de contrôle permet de combattre les dysfonctionnements et d’encourager les comportements positifs. C’est très important en termes de motivation des équipes. En effet, un salarié peut se demander pourquoi il respecterait la règle strictement si lorsqu’il observe des écarts ou si un non-respect de ses collègues n’entraîne aucune conséquence.

Le contrôle est possible via la télématique. Elle relie un ordinateur de bord au chronotachygraphe des véhicules et enregistre donc toutes les activités des conducteurs. Vous pouvez ainsi consulter des rapports des infractions des conducteurs et engager des actions de suivi.

Utilisez des alertes en temps réel

Avec un logiciel de télématique, le conducteur bénéficie d’un véritable assistant personnel à la gestion de son temps. Il voit ses activités en cours et des récapitulatifs de ses heures de conduite et de repos. Il sait toujours où il en est. Il peut, en outre, se laisser guider par des notifications automatiques qui lui signalent, par exemple, quand il entre en infraction. Il peut ainsi rapidement s’arrêter.

Comme ces alertes d’infraction sur les temps de conduite vous sont également envoyées au siège de votre exploitation, la question de la meilleure réaction se pose.

Comment réagir ? La bonne réaction dépend un peu de la situation particulière de votre entreprise mais vous devez prendre en compte le fait que seuls les écrits laisseront une trace en cas de litige. Un appel téléphonique pour signaler son infraction au conducteur alors qu’il a déjà été averti par les alertes de la télématique et du chronotachygraphe ne sera pas très utile des années plus tard. Nous préconisons de privilégier l’envoi de rapports écrits, un message au conducteur sauvegardé dans votre base de données ou un rapport hebdomadaire reprenant ses infractions. Evidemment, cela ne vous interdit pas de contacter en plus le conducteur par téléphone pour l’aider ou gérer l’urgence.

Réagissez toujours aux infractions

La loi française est sévère envers l’employeur : si un employé commet une faute et qu'il est dans le cadre de l'exécution de ses fonctions, il est automatiquement présumé que c’est sous l’autorité de l’employeur et donc la responsabilité de l’employeur est engagée.

Il est donc très important, si vous faites l’acquisition d’un système d’informatique embarquée avec des alertes en temps réel, de mettre en place, dans le même temps un processus de réaction aux infractions.

Etablissez des rapports pour vous protéger

Dans ce domaine, il est important d’archiver tous les éléments car, souvent, l’entreprise doit retrouver les informations des années après les faits et c’est souvent difficile. Comme évoqué plus tôt, les logiciels d’informatique embarquée établissent des rapports précis de tous les temps de conduite et de repos des conducteurs et de leurs infractions à la législation sociale. Le logiciel Vehco vous permet de complètement personnaliser votre analyse en créant vos propres rapports.

Analysez les circonstances des infractions

L’objectif reste bien entendu d’améliorer ses résultats, et donc de diminuer le nombre d’infractions commises. Grâce à vos rapports d’infractions et aux détails des missions concernées, une phase d’analyse peut vous aider, comme dans toute démarche qualité digne de ce nom, à nourrir les pratiques de votre exploitation.

Analysez les circonstances des infractions pour en déterminer les causes et les responsabilités, du côté du conducteur ou de l’exploitation. Est-ce l’attitude de l’exploitant qui est en cause, car il a mis trop de pression sur le conducteur ? Est-ce que la prévision de temps était erronée ? Est-ce que c’est plutôt le conducteur qui voulait terminer sa journée plus tôt ? C’est en analysant ces circonstances que vous pourrez engager des démarches correctrices et améliorer votre étape d’anticipation et le fonctionnement de l’entreprise.

Réagissez a postériori aux infractions

Votre processus de réaction aux infractions (qui est obligatoire, on l’a dit !) peut inclure l’envoi de rapports des infractions à tous les conducteurs. Certaines entreprises envoient des courriers d’avertissement avec un rapport précis des infractions commises par le conducteur ou incluent le rapport à sa fiche de paie.

Recadrez formellement quand c’est nécessaire

En cas de récidive, il est important de recadrer le collaborateur, côté exploitant ou conducteur ! Car de nouveau, ne rien faire, reviendrait à accepter que les infractions se reproduisent et c’est votre responsabilité qui est engagée en cas de soucis plus important !

Un recadrage plus formel sera peut-être parfois nécessaire, par exemple, lors d’un entretien qui servira à sensibiliser aux conséquences du comportement. Pensez à établir un document écrit et signé sur lequel sont listés les dysfonctionnements et les actions retenues pour les solutionner. Evidemment, il est nécessaire de faire un suivi de cet entretien pour vérifier que les dysfonctionnements ont disparu ou éventuellement passer à une étape supérieure, de sanctions ou de licenciement.

 

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